Monitoraggio H24
Migrazione posta elettronica a Microsoft 365
Migrare a Microsoft 365 senza perdere dati e senza avere discontinuità operativa.
Come abbiamo affrontato una problematica complessa inerente alla migrazione di posta elettronica mediante l’implementazione di un sistema misto Microsoft 365 e OVH Mail al fine di migliorare l’affidabilità del servizio, abbattere i costi ed annullare lo spam.
Problema
Il cliente gestisce circa 90 cassette postali e 10 domini di posta diversi su un Server Exchange 2019 on-premise installato in una infrastruttura virtuale VMware e nell’ultimo periodo lamenta continui disservizi dovuti sia ad interruzioni del servizio Exchange sia ad una massiccia ricezione di mail spam impossibile da arginare nonostante l’implementazione di sistemi software di terze parti già in essere.
Il cliente, consapevole dei numerosi benefici dati da un servizio professionale in cloud come Microsoft 365, vuole differenziare in ogni caso una parte dei suoi indirizzi mail considerati “meno importanti” ponendoli in configurazione standard POP3 / IMAP più economica così da abbattere i costi di canone il più possibile.
Il cliente conosce il servizio Microsoft 365 ed è consapevole dei benefici che potrebbe trarne, ma è titubante riguardo la migrazione posta elettronica in quanto terrorizzato dalla perdita di dati e dall’eventuale fermo operativo dei suoi dipendenti e collaboratori.
Soluzione
Configurazione di un unico ambiente Tenant Microsoft 365 sul quale configurare tutti i 10 domini del cliente.
Impostazione dell’ambiente Microsoft 365 in modalità non autoritativa in modo da poter gestire contemporaneamente cassette postali sia Microsoft 365 sia standard POP3 / IMAP in maniera trasparente.
Migrazione posta elettronica utenti senza interruzione del servizio di flusso mail, rendendo trasparente l’attività tecnica all’operatività del cliente
Approfondimento
Dall’analisi del sistema in essere presso il cliente si evidenzia che:
- il server on-premise del cliente presenta diverse problematiche e compromissioni legate agli attacchi che hanno afflitto molti server Microsoft Exchange tra Marzo ed Agosto del 2021 (tra cui ProxyLogon e ProxyShell)
- le dimensioni del database di posta sono tali da richiedere un incremento delle risorse di sistema e diversi interventi di manutenzione ed aggiornamento
- l’esigenza di implementare un servizio antispam più robusto e funzionale rispetto a quello attualmente utilizzato è di fondamentale importanza ai fini della sicurezza
pertanto, si propone di migrare tutto il servizio email in cloud utilizzando principalmente il servizio di Microsoft 365.
Il cliente pur conoscendo il servizio Microsoft 365 era titubante nella sua implementazione a causa di alcune errate informazioni di cui era entrato in possesso e per le quali non credeva fosse possibile la migrazione posta elettronica per solo una parte degli indirizzi mail, riducendo così il costo di canone del servizio al minimo indispensabile.
Inoltre era terrorizzato dalla possibile perdita di mail archiviate e in arrivo durante la migrazione al nuovo sistema.
Mediante l’implementazione del servizio Microsoft 365 ed una specifica configurazione di modalità non autoritativa, che permette di operare contemporaneamente anche con servizi mail esterni di tipologia base come POP3 ed IMAP, una parte degli account “meno importanti” è stata appoggiata sul sistema mail di OVH che ha garantito un considerevole risparmio economico relegando queste cassette postali meno utilizzate ad un servizio di più basso livello e quindi meno costoso
Data l’elevata mole di dati mail del cliente, circa 1,5TB complessivi, e le numerose cassette postali, l’attività di migrazione posta elettronica ha impiegato circa 1 mese, soprattutto a causa degli inevitabili tempi di trasferimento dati; durante l’intero processo mi migrazione però si è riusciti a garantire la piena continuità di servizio e soprattutto l’assenza di perdita di dati.
A seguito della migrazione posta elettronica effettuata e grazie all’ottimo motore Anti-Spam implementato da Microsoft 365, il cliente ha ridotto drasticamente l’arrivo delle mail indesiderate limitando questi arrivi alle sole mailing list a cui gli indirizzi mail erano effettivamente iscritti ma vedendole relegate nell’apposita casella di “posta indesiderata” nei loro client Outlook
Product recap
- VMware
- Microsoft Windows Server
- Microsoft Exchange Server
- Microsoft 365
- Microsoft Azure
- OVH Mail